前言

阿里企业邮箱所有邮件数据归属企业，员工离职后可一键回收登录权限、完整迁移客户邮件、长期归档留存，杜绝客户资源、合同、对账资料流失。整套流程分为权限冻结管控、3 种离职账号处理方案、邮件完整迁移、长期合规归档、分级管理员权限管控五大模块，适配小微企业、外贸、财务、销售团队。

一、离职第一步：即时回收权限，阻断账号登录（钉钉 / 邮箱双后台操作）

方式 1：钉钉管理后台一键冻结（推荐，组织自动同步）

1. 管理员登录钉钉 OA 后台（oa.dingtalk.com）→【通讯录】→【成员管理】

2. 找到离职员工，点击右侧【更多】→【编辑人员信息】

3. 下滑找到企业邮箱模块，点击【删除】

4. 二选一存储方案：

1. 账号回收站（通用）：释放账号名额，30 天内可转移全部邮件；

2. 公共邮箱（业务持续对接）：账号保留、正常收新邮件，分配给多人查看，持续承接客户询盘。

5. 确认后员工钉钉端、网页邮箱、客户端全部立即下线，无法再次登录。

方式 2：阿里邮箱域管后台冻结 / 删除账号

1. 管理员登录阿里邮箱后台 qiye.aliyun.com（postmaster 主管理员）

2. 左侧【组织与用户】→【员工账号管理】，勾选离职账号，右上角点击【删除】

3. 账号自动进入账号回收站，标准版保留 30 天，AI 尊享版延长至 90 天恢复 / 转移周期。

配套安全权限管控（防止数据外泄）

1. 解绑安全手机：安全管理→解绑安全手机，员工无法通过短信找回账号；

2. 关闭 IMAP/POP 客户端权限：禁止员工本地 Outlook、Foxmail 缓存下载邮件；

3. 开启邮件监控：对离职账号历史往来全量审计，查看是否私自转发客户资料；

4. IP 登录限制：仅企业办公网可登录，外部网络直接拦截。

二、3 套离职账号标准处理方案（按企业业务场景选择）

方案 1：短期交接（1–30 天，有继任员工接手客户）

适用：销售、外贸、业务岗，客户需要无缝对接 操作流程：

1. 钉钉 / 邮箱后台删除离职账号，存入回收站；

2. 进入【账号回收站】→对应账号右侧【转移邮件】；

3. 填入继任员工邮箱地址，确认转移；

4. 继任邮箱自动生成离职员工邮箱命名文件夹，完整保存收件箱、已发送、合同往来（草稿箱、垃圾箱不迁移）；

5. 转移完成后系统发通知，可随时查阅全部历史询盘、订单、对账邮件。

方案 2：长期承接客户（岗位不换人，邮箱持续收新邮件）

适用：客服、售后、固定业务对外邮箱，离职后还要持续接收客户来信 操作：删除时选择【公共邮箱】，不释放账号名额

1. 离职邮箱转为公共邮箱，正常收发外部邮件；

2. 管理员设置多人访问权限（部门主管、接替销售）；

3. 可配置自动转发，新邮件同步推送至现任负责人；

4. 随时查看全部历史邮件，无需迁移，业务不中断。

方案 3：永久封存归档（财务、法务、已撤销岗位，无交接需求）

适用：财务对账、律所合同、离职无继任、合规审计需求

1. AI 尊享版开启5 年长期邮件归档（可增加至30年），标准版 5 年归档留存；

2. 删除账号至回收站，完成邮件转移至主管 / 归档专用邮箱；

3. 归档后台可按姓名、时间、关键词检索全部邮件，满足税务、海关审计；

4. 回收站到期自动清理，但归档数据永久留存，不受 30 天回收站限制。

三、完整数据迁移操作教程（同企业账号转移 + 外部邮箱搬家）

（一）企业内部离职邮件转移（回收站一键迁移，零成本）

1. 登录阿里邮箱域管后台 → 组织与用户 → 账号回收站；

2. 找到离职员工账号，点击【转移邮件】；

3. 输入目标员工邮箱，确认；

4. 限制说明：单个账号最多接收 200 万封邮件、800 个文件夹，满足多年业务存储。

（二）离职员工外部私人邮箱搬家（员工带走私人邮件备份）

若企业允许员工带走私人非业务邮件，管理员后台操作邮箱搬家：

1. 左侧【邮箱工具】→【邮箱搬家】→【创建搬家任务】；

2. 填写原私人邮箱账号、IMAP 服务器、授权密码；

3. 选择迁移文件夹、时间范围，启动搬家；

4. 业务邮件禁止迁出，管理员可限制外域搬家权限。

（三）新旧企业邮箱整体迁移（公司更换服务商场景）

支持腾讯、网易、自建邮箱批量迁移全部员工历史邮件，含离职员工存档数据，官方免费搬家服务，无额外收费。

四、分级权限管理：不同管理员管控离职账号权限

阿里邮箱支持多角色分级管理员，避免单人权限过高风险：

1. 主管理员 postmaster：全部权限，删除账号、转移邮件、开启归档、监控全公司邮件；

2. 部门邮箱管理员：仅管理本部门员工，冻结本部门离职账号、转移部门内邮件，无跨部门查看权限；

3. 归档管理员（尊享版专属）：仅可查询归档邮件，无法删除、转移、修改员工账号，合规审计专用；

4. 只读监控管理员：只能查看邮件日志，无账号操作权限，适合财务审计岗。

权限配置路径：域管后台 → 高级应用 → 分级管理员 → 新增角色、分配权限范围。

五、高频常见问题 & 注意事项

1. 删除超过 30 天还能找回邮件吗？
   回收站仅保存 30/90 天，超期无法恢复；提前开启邮件归档，归档数据永久留存。

2. 转移邮件后离职账号还能恢复吗？
   转移邮件不影响账号恢复，30 天内可点击【恢复账号】，还原原邮箱正常收发。

3. 转移会漏掉哪些邮件？
   草稿箱、垃圾箱、本地客户端缓存邮件不会迁移；重要合同建议提前手动归档。

4. 外贸企业离职客户询盘丢失怎么避免？
   优先用「公共邮箱方案」，持续收海外邮件，搭配 AI 邮件摘要快速查阅历史询盘。

5. 标准版和尊享版离职功能差异

• 标准版：回收站 30 天、最长 5 年归档、基础邮件转移；

• AI 尊享版：回收站 90 天、5 年合规归档（可增加至30年）、大容量邮件转移、专属归档管理员、7×24 售后协助批量迁移。

六、企业标准化离职邮箱操作流程（HR / 行政直接落地）

1. 员工提离职当天：钉钉后台冻结邮箱登录权限；

2. 离职交接期（1–7 天）：核对客户、合同邮件，确认接替人；

3. 离职当日：删除账号存入回收站，执行邮件转移至继任 / 公共邮箱；

4. 财务 / 法务岗位：额外开启长期归档，留存对账、合同凭证；

5. 交接完成 30 天后：确认数据无误，回收站账号自动清理，归档永久保存。